9 Mio.
betreute Beschäftigte in Frankreich
DSGVO
konform, Hosting ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in der EU
ISO 27001
und ISO 27701 zertifiziert
Zugriff
auf Gesundheitsdaten nur für autorisierte medizinische Fachkräfte
Drei Portale.
Eine Datenbasis.
Eine Infrastruktur statt vieler Einzellösungen. Jedes Portal zeigt genau das, was die jeweilige Rolle braucht, und greift auf dieselben Daten zu.
Für überbetriebliche und betriebsinterne Dienste
Dienstleisterportal
Medizin und Organisation: einzentraler digitaler Arbeitsplatz für Ärzte, medizinische Fachangestellte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit, extern wie im eigenen Unternehmen.
Für Arbeitgeber
Arbeitgeberportal
Arbeitgeber und Koordination: das zentrale Portal für HR, Gesundheitsmanagement und betriebliche Koordinatoren. Unternehmen mit eigenem Dienst nutzen zusätzlich das Portal für arbeitsmedizinische Dienste.
Für Arbeitnehmende
Arbeitnehmerpotal
Das persönliche Portal für Termine, Vorsorge und Gesundheitsinformationen. Einfach, sicher und transparent.
Informationen werden einmal erfasst und stehen allen berechtigten Verantwortlichen jederzeit aktuell zur Verfügung.
Für überbetriebliche und betriebsinterne Dienste
Medizin und Organisation
Eine Akte. Alle Prozesse im Blick.
Von der Terminplanung über die Untersuchung bis zur Abrechnung: padoa verbindet medizinische und administrative Abläufe. Business Intelligence schafft Transparenz über Auslastung und Kapazitäten.
Auch für Unternehmen mit eigenem Dienst: Betriebsärztinnen, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit im Unternehmen arbeiten mit denselben Funktionen wie überbetriebliche Dienste.
Was uns auszeichnet
Kundenverwaltung
Vom ersten Kontakt zum aktiven Kunden.
Das integrierte CRM bildet den gesamten Vertrieb ab: vom ersten Lead über die Angebotsanfrage bis zum Vertragsabschluss. Unternehmen mit mehreren Standorten werden in einer Struktur verwaltet, auch über Regionen und Praxen hinweg. Kunden unterzeichnen Angebote digital, und verkaufte Leistungen fließen direkt in die Abrechnung.
Terminplanung
Alle Praxen, alle Termine im Blick.
Sprechzeiten und Auslastung aller Standorte sind auf einen Blick sichtbar. Termine lassen sich einzeln planen. Für Vor-Ort-Termine im Betrieb erhalten Unternehmen eigene Buchungszeitfenster. Dort tragen sie ihre Beschäftigten selbst ein.
Vorsorge und Untersuchung
Die ganze Akte auf einem Bildschirm.
Messwerte aus Sehtest, EKG oder Spirometrie und Laborbefunde fließen per GDT/LDT direkt in die Akte. Vorsorgebescheinigungen und Eignungsbeurteilungen erstellen Ärztinnen und Ärzte direkt in padoa und unterzeichnen sie elektronisch.
Abrechnung
Von der Leistung zur Rechnung.
Erbrachte Leistungen werden automatisch erkannt und an die Abrechnung übergeben. Rechnungen entstehen als E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) und fließen in Buchhaltungssysteme wie Easybill oder Sage. Unternehmen finden ihre Rechnungen im Portal.
Business Inteligence
Strukturierte Daten. Auswertungen in wenigen Klicks.
Alle Daten werden in padoa strukturiert erfasst. Daraus entstehen Auswertungen zu Auslastung, kommerziellen Kennzahlen sowie Vorsorgen und Untersuchungen. Auch der Jahresbericht ist schnell erstellt. Exporte nach Excel und Power BI sind jederzeit möglich.
Zugangsrechte und Datenschutz
Klare Rechte. Geschützte Daten.
Rollenbasierte Zugriffsrechte trennen medizinische und administrative Daten. So bleibt die ärztliche Schweigepflicht gewahrt. Die Plattform ist nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifiziert. Für das Hosting von Gesundheitsdaten erfüllt sie den französischen HDS-Standard.
Außerdem im Portal
Arbeitssicherheit
Betreuungsmaßnahmen und Gefährdungsbeurteilung in einem System.
Einsätze planen und dokumentieren, Vorlagen nach Branchen nutzen, Notizen aus Betriebsbegehungen offline in der App erfassen. Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Ärzte arbeiten in derselben Arbeitgeberakte.
BEM
Vom ersten Hinweis bis zum Abschluss.
Betriebliches Eingliederungsmanagement mit definierten Prozessschritten, Meldung an das BEM-Team und Wiedervorlagen. Nicht-medizinische Beteiligte sehen keine medizinischen Daten.
Funktionsumfang im Detail
Kapazität planen, Beschäftigte einladen, Ausfälle vermeiden
-
Eigener Kalender für jeden Nutzer, sichtbare Inhalte je nach Profil
-
Kalendervorlagen und Massenplanung für Sprechzeiten, Betreuungsmaßnahmen und Unverfügbarkeiten
-
Buchungszeitfenster für einen, mehrere oder alle Kunden, zum Beispiel für Zeitarbeitsfirmen und Großunternehmen
-
Auslastung aller Praxen auf einen Blick, mit Ampel in Grün, Orange und Rot
-
Einladungen mit vorausgefüllten Angaben, automatischer Versand und Erinnerungen per E-Mail und SMS
-
Voruntersuchung im Kalender der MFA und Untersuchung im Kalender des Arztes: Eine Verschiebung zieht den anderen Teil mit
-
Automatische Hinweise bei fehlgeschlagenen Einladungen, Mehrfacheinladungen und Unstimmigkeiten
-
Nicht gebuchte Buchungszeitfenster werden automatisch wieder freigegeben
-
Synchronisierung mit Outlook, ohne dass Namen der Untersuchten sichtbar werden
-
Von der Ankunft bis zum Terminabschluss
-
Tagesübersicht für den Empfang: Ankunft in zwei Klicks, kompatibel mit Check-in-Terminals
-
Digitale Anamnese vorab, online im Beschäftigtenportal oder vor Ort auf Tablets
-
Funktionstests mit verbundenen Geräten oder manuell, Ergebnisse landen automatisch in der Akte
-
Akte mit allen Inhalten auf einem Bildschirm, automatischem Speichern und ohne Doppelerfassung
-
Erkrankungen erfassen mit Vorschlägen auf Basis der ICD-11, Impfpass mit Erinnerung über das Portal
-
Bescheinigungen je Terminart automatisch erstellt, elektronische Unterschrift per PIN statt SMS-Code
-
Videosprechstunde vollständig integriert, Einwilligung wird vor jeder Sitzung eingeholt und protokolliert
-
Alle Aktionen und Änderungen werden protokolliert, Notizen sind versioniert
-
Betreuungsmaßnahmen, Gefährdungsbeurteilung, Begehung
-
Grundbetreuung als Betreuungsmaßnahmen planen und dokumentieren, zum Beispiel ASA-Sitzungen, Betriebsbegehungen und Beratung
-
Im Statistik-Dashboard je Kunde sehen, wie viele Stunden verkauft, geleistet und geplant sind
-
Gemeinsame Arbeitgeberakte: Arbeitssicherheitsteam und medizinisches Team greifen auf dieselben Informationen zu
-
Gefährdungsbeurteilung in einem strukturierten Modul, mit Vorlagen nach Branchen und versionierten Dokumenten
-
Empfohlene Schutzmaßnahmen aus dem Maßnahmenkatalog, abgestimmt auf Größe, Wirtschaftszweig und Gefährdungen
-
Begehungs-App für Smartphone und Tablet: Notizen offline erfassen und mit einem Klick übernehmen
-
Expositionen aus der Gefährdungsbeurteilung werden dem Arzt in der Akte vorgeschlagen
-
Erinnerungssystem für fällige Maßnahmen, Zuweisung nach Auslastung und Überwachung der inhaltlichen Qualität
-
Vom ersten Kontakt bis zum aktiven Kunden
-
Vollständiges CRM mit Opportunitätsmodul, Angebote aus eigenen Vorlagen mit intelligenten Feldern
-
Elektronische Unterschrift integriert, verkaufte Leistungen gehen direkt an die Finanzverwaltung
-
Erste Meldung mit Eingabehilfe, Excel-Import für größere Kunden, Anbindung an HR-Systeme für sehr große Kunden
-
Zuweisung an ein interdisziplinäres Betreuungsteam und automatischer Zugangslink zum Unternehmensportal
-
Jährliche Meldekampagnen: Massen-Opportunitäten und Massenversand in einem Schritt
-
Leistungszeiträume und Vertragslaufzeiten je Kunde sichtbar, damit Verlängerungen rechtzeitig angeboten werden
-
Portfolioverwaltung für mehrere Unternehmen, zum Beispiel für Steuerberatungskanzleien, sowie Zugang für Zeitarbeitsfirmen
-
Dublettenwarnung und laufende Aktualisierung der Beschäftigten
-
Von der Leistung zur Rechnung
-
Synchronisierung mit Ihrer Rechnungssoftware, ohne parallele Schattenbuchhaltung und ohne Mehrfacheingaben
-
Abrechenbare Vorgänge werden automatisch erkannt: Registrierung, jährliche Meldung, Abwesenheiten, Arzttermine, nicht gebuchte Zeitfenster und Neueinstellungen
-
Tarife nach Kriterien wie Vertragsart, Unternehmenskategorie, Anlass und Belegschaftsgröße
-
Rechnungen einzeln oder per Massenumwandlung, Gutschriften, Bereitstellung im Unternehmensportal
-
Zahlungsarten: Überweisung, Kreditkarte über Stripe und Lastschrift mit elektronischem Mandat
-
Zahlungsabgleich nach Betrag, Belegnummer oder Rechnungsnummer
-
Integriertes Mahnwesen mit bis zu fünf Mahnstufen, automatische Sperrung und Entsperrung
-
Vom ersten Hinweis bis zum Abschluss
-
Hinweise in der Akte erfassen und einen BEM-Plan eröffnen, während oder außerhalb eines Termins
-
Meldung an das BEM-Team über ein internes Formular
-
Wiedervorlage je Plan und Nachverfolgung aller Aktionen mit Status
-
Fachspezialisten wie Sozialarbeit oder Psychologie mit eigenem Terminablauf und Zugriff ohne medizinische Daten
-
Abschluss mit Abschlussgrund und sichtbarer Entwicklung vor und nach dem Plan
-
Einheitliche Begriffe in allen Prozessen
-
ICD-11 mit Auswahlliste und Arzneimittel (ATC)
-
Impfungen, Funktionstests und ihre Ergebnisse
-
Wirtschaftszweige (WZ-Schlüssel) und Rechtsformen von Unternehmen
-
Berufliche Expositionen, Expositionshäufigkeit und Expositionsschwere
-
Gründe für Arbeitsunfähigkeit, Unfallort, Art und Lokalisation der Verletzung
-
Terminarten, Terminformate und Stornierungsgründe
-
Überweisungen an Ärzte anderer Fachrichtungen und an spezialisierte Einrichtungen
-
Einheiten, Länder, Gemeinden und weitere Stammdaten
-
Für Arbeitgeber
Arbeitgeber und Koordination
Termine buchen. Gefährdungen melden. Rechnungen im Blick.
Für Unternehmen gibt es zwei Wege: Wer Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit extern bezieht, steuert sie im Unternehmensportal. Wer eigene Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit beschäftigt, arbeitet im eigenen Haus mit dem Portal für arbeitsmedizinische Dienste. Beide Portale nutzen dieselbe Datenbasis.
Alles selbst in der Hand
Unternehmen pflegen Stammdaten, Kontakte und Nutzer selbst. Neue Nutzer erhalten ihren Zugang per Link, und die Zugriffsrechte richten sich nach ihrem Profil.
Ein Unternehmen, viele Standorte
Alle Standorte werden in einem Portal verwaltet. Die Rechnung kommt wahlweise pro Standort oder gesammelt für das gesamte Unternehmen.
Termine und Dokumente
Unternehmen buchen Termine für ihre Beschäftigten in den bereitgestellten Buchungszeitfenstern. Rechnungen, Kontoübersicht und Dokumente sind jederzeit im Portal abrufbar.
Vorsorgekartei auf Knopfdruck
Die Vorsorgekartei nach ArbMedVV steht jederzeit zum Download bereit. Im Portal ist direkt sichtbar, wann die nächsten Vorsorgetermine anstehen.
Von der Gefährdung zur Vorsorge
Unternehmen melden Gefährdungen und ordnen sie ihren Beschäftigten zu. Daraus schlägt padoa die passende Vorsorge nach ArbMedVV vor.
-
Zugang über einen Link, ohne Passwortverwaltung durch den Dienstleister
-
Stammdaten, Kontakte und Nutzer aktualisieren, Zugriffsrechte je nach Profil
-
Liste der Beschäftigten und ihrer Anlässe, neue Beschäftigte melden mit Dublettenwarnung
-
Termine einsehen, anfragen oder in Buchungszeitfenstern buchen; Verschieben, Ersetzen und Stornieren je nach Einstellung des Dienstleisters
-
Arbeitssicherheit: Beschäftigte zu Schulungen anmelden, Gefährdungen melden, Gefährdungsbeurteilung hochladen
-
Eigene Statistiken und Unternehmensstruktur
-
Rechnungsstellung: Kontoauszüge, Zahlungsarten und Rechnungen
-
Geteilte Dokumente und Tickets an den Dienstleister
-
Mehrere Unternehmen verwalten, zum Beispiel als Steuerberatung; Zeitarbeitsfirmen melden Leiharbeitnehmer
-
Für Arbeitnehmende
Arbeitnehmende
Ihre Vorsorge. Ihre Termine.
Termine im Blick
Nächster Termin mit Datum, Ort und zuständiger Betriebsärztin direkt auf der Startseite.
Gut vorbereitet
Anamnesebogen digital ausfüllen, Untersuchungsergebnisse vorab hochladen. Das spart Zeit vor Ort.
Auch aus der Ferne
Videosprechstunden direkt im Portal beitreten, in einem geschützten Rahmen.
-
Zugang mit Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail und SMS, keine Passwortverwaltung
-
Kontaktdaten des zuständigen Dienstleisters jederzeit abrufbar
-
Vergangene und anstehende Termine, digitale Anamnese nach den Vorgaben des Dienstleisters
-
Geteilte Dokumente: Bescheinigungen, Überweisungen, Rezepte, Ergebnisse der Funktionstests und Informationsbroschüren
-
Persönliche Informationen wie behandelnder Arzt und Notfallkontakte
-
Einwilligungen und Widersprüche erteilen oder ändern
-
Impfpass mit Erinnerung
-
Teilnahme an Videosprechstunden
-
Der Zugang erfolgt mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, ohne Passwortverwaltung. Beschäftigte sehen und übermitteln Dokumente und verwalten Einwilligungen und Widersprüche direkt im Portal.
Ergebnisse und Stimmen
Kennzahlen von padoa-Kunden in Frankreich und Stimmen aus Deutschland.
+87%
Auslastung der Termine bei vier Bestandskunden in Frankreich*
+80%
abgeschlossene Vorsorgeuntersuchungen in drei Jahren bei konstantem Kundenstamm*
98%
der betreuten Beschäftigten sind mit der Videosprechstunde zufrieden*
*Quellen, padoa-Kunden in Frankreich: Auslastung bei SantraPlus, APST18, APST41 und SAN-T-BTP.
Vorsorgeuntersuchungen: 23.252 (2022) auf 41.755 (2025), Einführung vor 2023. Videosprechstunde: Zufriedenheitsumfrage vom 13. November 2023 bis 8. Februar 2024 mit 11.500 Teilnehmenden.
Gemeinsam mit padoa heben wir Arbeitsschutz deutschlandweit auf ein neues digitales Level. Zeitgemäß, innovativ und nutzerorientiert.
Christoph Tismer
Geschäftsführer, Betriebsarztservice Holding GmbH, Kunde seit 2025
Das bestorganisierte Projekt und die professionellste Datenmigration, die ich bisher erlebt habe.
Dr. med. Jojo Wilfred
Arbeitsmediziner, Standortleitung Köln, Betriebsarztservice Holding GmbH
Im Vergleich zu bisherigen Lösungen ist es deutlich einfacher, relevante Daten in padoa zu finden.
Stefanie Effer
Arbeitsmedizinische Fachangestellte, Betriebsarztservice
Einführung und Betrieb
Gut begleitet. Von Anfang an.
Wir begleiten Sie nicht nur bei der Einführung der Software, sondern auch bei der Weiterentwicklung Ihrer Organisation. Wir beraten Ihre Geschäftsführung bei strategischen und organisatorischen Fragen und erarbeiten gemeinsam, wie sich bestehende Prozesse sinnvoll digitalisieren und verbessern lassen.
6 Monate strukturierte und persönliche Begleitung bis zum Launch und darüber hinaus.
01
Kickoff und Analyse
Gemeinsam analysieren wir Strukturen, Prozesse, Daten und Anforderungen und identifizieren die wichtigsten Hebel zur Optimierung Ihrer Organisation.
02
Datenvalidierung und Migration
100 % Ihrer bestehenden Daten werden geprüft, validiert und strukturiert in padoa übernommen.
03
Schulung und Onboarding
Wir bereiten Ihre Teams auch vor Ort gezielt auf die neuen Prozesse und Arbeitsweisen vor und begleiten den Launch persönlich.
04
Go-Live und Support
Auch nach dem Start bleibt Ihr Projektteam an Ihrer Seite, mit persönlicher Betreuung, Beratung und strategischen Impulsen.
100 %
Inbetriebnahmen termingerecht umgesetzt*
4,6 / 5
Durchschnittliche Zufriedenheitsbewertung nach erfolgreicher Inbetriebnahme*
4,7 / 5
Durchschnittliche Zufriedenheitsbewertung für die fortlaufende Kundenbetreuung*
*Quellen: über 30 Inbetriebnahmen bei padoa in Frankreich; Zufriedenheitsumfragen unter französischen Kunden.
Geprüfte Standards
Geprüfte Standards
Datenschutz und Informationssicherheit sind zentrale Bestandteile der Plattform. padoa wurde von Beginn an darauf ausgelegt, sensible Daten nach hohen Sicherheitsstandards zu schützen.
DSGVO konform
Alle Prozesse entsprechen den geltenden europäischen Datenschutzanforderungen. Hosting ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in der EU.
Datenhoheit
Personenbezogene Daten werden weder verkauft noch unbefugt weitergegeben.
Striktes Rollenkonzept
Zugriff auf Gesundheitsdaten erhalten ausschließlich autorisierte medizinische Fachkräfte, geschützt durch 2-Faktor-Authentifizierung. So bleibt die ärztliche Schweigepflicht gewahrt.
Regelmäßige Prüfungen
Externe Sicherheitsprüfungen und Penetrationstests prüfen jährlich die Infrastruktur auf aktuelle Sicherheitsrisiken.
Häufige Fragen
Gut zu wissen, bevor sie starten
Sie werden sechs Monate strukturiert und persönlich begleitet, bis zum Start und darüber hinaus: Kickoff und Analyse, Datenvalidierung und Migration, Schulung und Onboarding, Go-live und Support.
100 % Ihrer bestehenden Daten werden geprüft, validiert und strukturiert in padoa übernommen.
Das Hosting erfolgt ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in der EU. Zugriff auf Gesundheitsdaten erhalten nur autorisierte medizinische Fachkräfte, geschützt durch Zwei-Faktor-Authentifizierung. padoa ist nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifiziert.
Updates erfolgen im laufenden Betrieb, ohne Unterbrechungen oder wartungsbedingte Ausfallzeiten.
Ja. Betriebsärztinnen, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit im Unternehmen arbeiten im Portal für arbeitsmedizinische Dienste. Das Unternehmen steuert Prävention zusätzlich im Unternehmensportal. Beide nutzen dieselbe Datenbasis.
Abrechenbare Leistungen werden automatisch erkannt und an die Abrechnung übergeben. Rechnungen entstehen als E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) und fließen in Buchhaltungssysteme wie Easybill oder Sage.
Bereit für den nächsten Schritt?
Jede Weiterentwicklung beginnt mit einem klaren Verständnis der Ausgangssituation.
Lassen Sie uns gemeinsam betrachten, wo heute Reibungsverluste entstehen, welche Potenziale in Ihren Prozessen liegen und wie padoa Sie begleiten kann.
Telefon +49 89 7675 3580 | Elisabethplatz 2, 80796 München
Eine Plattform.
Drei Portale.
Für Arbeitsmedizin und Arbeitsschutz. Für überbetriebliche und betriebsinterne Dienste und für Unternehmen.
padoa bringt Unternehmen, arbeitsmedizinische Dienste und Beschäftigte auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammen. Informationen werden einmal erfasst und stehen allen berechtigten Verantwortlichen jederzeit aktuell zur Verfügung.
Für überbetriebliche Dienste
Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit
Beide Fachbereiche in einem System planen, dolumentieren und abrechnen.
Für Unternehmen
Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit
HR und Gesundheitsmanagement steuern Prävention zentral. Betriebsinterne Dienste arbeiten im selben System.